Assistenz der Geschäftsführung / Administration & QM
Ihre Aufgaben
- Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
- Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollen und Maßnahmenverfolgung
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen und Managementunterlagen
- Organisation und Koordination administrativer Themen und interner Abläufe
- Unterstützung bei Projekten sowie Nachhalten von Fristen, Aufgaben und offenen Punkten
- Pflege und Strukturierung von Dokumenten, Vorlagen und Ablagesystemen
- Unterstützung im Qualitätsmanagement, z. B. Dokumentenlenkung, Auditvorbereitung und Maßnahmenlisten
- Erstellung und Aktualisierung von Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Checklisten
- Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung interner Prozesse
- Allgemeine organisatorische Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung und den verschiedenen Unternehmensbereichen
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erste Erfahrung in Assistenz, Administration oder Projektorganisation von Vorteil
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere PowerPoint, Word und Excel
- Sicherer Umgang mit KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot
- Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
- Organisationstalent und gutes Priorisierungsvermögen
- Hohe digitale Affinität und schnelle Auffassungsgabe
- Professionelle Kommunikation, Zuverlässigkeit und Diskretion
- Eigeninitiative und Freude daran, Themen aktiv voranzutreiben
- QM-Kenntnisse, insbesondere ISO 9001, von Vorteil
Warum wir?
- Eine befristete Einstellung (40 Std. / Woche) für 1 Jahr mit Übernahmechancen
- Flache Hierarchien und Kommunikation auf Augenhöhe
- Intensive Einarbeitung und schnelle Integration in ein motiviertes Team
- Verantwortungsvolle, abwechslungsreiche und interessante Tätigkeiten
- Weiterbildungs- und Entwicklungsperspektiven
- 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche sowie ein 13. Gehalt in Form von Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Attraktive Vergütung, Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen sowie betriebliche Altersvorsorge nach dem ersten Betriebszugehörigkeitsjahr
- Moderne, neue Büroräume – wir sind dieses Jahr in einen Neubau umgezogen
- Unsere Unternehmenswerte sind uns wichtig – unser Motto: Be real, be flexible, stay together